ほっこりライフ&のんびりワーク

私は手帳好き

結退職して依頼在宅で仕事はしていたものの2006年4月より、久々のオフィス勤めで、電話の応対も多くなった。本当にリハビリをしている感じだった。

久々に対応した電話は、すらすらと言葉がでてこない、自分でも情けないくらいだ。それから、受話器を置いたとたん会社名と名前を忘れていた。その日帰宅時に無印用品にでB6のメモ帳を購入した。その手帳に、とにかくきたなくてもいいから聞いたことはすべて走書き。気がつくとそのメモ帳は2代目になっていた。取引会社の担当者の名前と連絡先、TO DO、アモイの担当者の連絡先、などなどとても役立つ手帳となった。

気がつくとヘルプデスクを立ち上げていた。2年目くらいに日々10件以上の電話をとるようになった私は、いつ何時にどのような要件で電話がかかってくるのか整理する必要があることに気が付いた。昔カスタマサポートで使用した記録簿を作ったけどイマイチ。臨床検査スタッフとして全国を飛び回った時のシステム手帳も活用してみたけどこれまたイマイチ。1週間をとにかく見渡せるものはないか悩んだ。ちょうど、超整理手帳の野口さんの本を購入していたので読み返して。そして、その中のリフェル7日間ダイアリー・シートがまさに私が探し求めていたものだった。それから、毎日の電話での内容を走り書きした。1年ごとにファイリングした。そのファイルがあれば、どんなお客様のトラブルも記録から紐解き解決を導いた。重要な顧客リストも出来上がった。メンテナンス記録から製品の問題点を絞り込み、事前に対応してメンテナンス件数の軽減に努めた。



パソコンやガラケーやアイフォンがで記録管理したら過去の膨大な情報から必要な情報を探し出すのは簡単だ。でも、その情報を書込むにはやはり私は紙のほうが早い。走書きはやっぱり紙が一番だと思っている。だから、毎年仕事やプライベート用に使い分けている。仕事でむしゃくしゃするときは思いっきり思ったことをぐちゃぐちゃに書込むこともある。

5年前の手帳には両親との大事な時間が刻まれていた。ノートの後ろにはしゃべれなくなり目も見えなくなってきた父が孫たちの名前を書いて何か言いたげな文字が並ぶが解読できない。

好みの手帳もそのときの私の状況で変化してきて。

この文書をはじめていた書頃は結婚退職して家でネットワーカーとして働いていたので、日経ウーマンからいただいた女性用の素敵なビジネス手帳やキャラクターの手帳を好んで使っていた。ここ1年くらいはマルチに働くようになってシステム手帳を懐かしむようになっていたから、ほぼ日や、ジブン手帳にはまっている。日々起こったことや実行したことも意外と忘れがち。手帳にどんどん走書きをしなくてはと常々思う 。

きっとこれ先もずっと私は手帳を使うと思う。 

最近、スカイプを使って、アモイ工場のヨウヨウちゃんや陳さんと打ち合わせをすることが多くなった。音声と映像でのコミュニケーションは本当に仕事がはかどる。必要に応じて、チャットやファイル送信を行なえるのがとっても便利。ファイル転送がうまくいかなければ、メールに切り替えればいい。国内で通信しているのと遜色ない。ただ、今日はアモイで停電があったらしく、最初はブツブツと音が切れたが、原因不明。
今週末、社長がアモイに行くので、本日はアモイについていろいろ調べたが、アモイ在住の日本人のブログが役立った。とてもめずらしい果物がアモイでは食べごろだと知り、ヨウヨウちゃんにスカイプで写真を送ったら、名前を教えてくれた。ふたりとも、とっても日本語が上手なので日本語でやり取りしているが、ちゃんと中国語の勉強もしなくちゃね。
その昔、外資系企業勤務だったときの専用線でのビデオ会議に比べ遜色なく、パソコン上で誰とでもビデオ会議ができるようになったなんて素晴らしい。ほんとうにインターネットが世界を繋げていると感じる。例えば中国での反日デモも別世界の話のような気がする。やはり、人類みな仲良くコミュニケーションをとれる世界であってほしいものだよね。

【スカイプの事務業務への導入】
その後、(1)うつ病で自宅を出れなくなったスタッフの在宅勤務や(2)中国のスタッフを使ってのイラストレーター編集作業もスカイプでつつがなく行われている。中国の日本語を勉強した学生をスタッフに採用したのもスムーズに導入できたポイントだと思う。(2)については、アモイとの時差も1時間ほどだから普通に平行して作業が進められるのも実に快適だ。
(1)在宅勤務については、今後は採用しない。なぜなら、自宅はオフィスにいるように基本在席している確率が低い。よって仕事の依頼のタイムラグが発生して効率が悪い。携帯との併用も試みたが、在宅勤務をしているスタッフの個人的な資質にかなりよるので無理があった。
在宅勤務は、よほどの規律がスタッフ個人に徹底しない限りは成功はないと思う。それに、対して海外オフィスは概ねオフィス内作業なので規律の乱れはく導入は良好。問題は日本語ができる中国人スタッフの確保と思われる。


ヘッドセットよういすれば手軽に初められるのもスカイプのいいところだと思う。

Skype  （⇐スカイプをインストールするにはこちらから）

2015年12月20日現在、私はネットワーカーとしてクライアントと打ち合わせにスカイプとラインを使っている。補助にどちらもつながらない時に電話をしようするくらいかな。ちなみに、一度もクライアントと対面したことはないけど信頼関係は築かれている。さまざまな理由で外勤できない人々にとても優しい環境になってきたと思う。 

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